účetní už pak nemusí zadané doklady znovu pořizovat. Znamená to, že účetní program se musí skládat z jednotlivých stavebnicových modulů, které lze samostatně nasadit buď do počítačové sítě nebo i na lokální počítače ve formě tzv. distribuovaného zpracování dat, kdy se pořízená data předávají do modulu daňová evidence nebo účetnictví na počítač účetní. A může to být i na počítač externí účetní, která s ohledem na neustálé změny zákonů a na pojištění zpracování účetnictví a daní může vycházet levněji než si platit vlastní účetní.

Jako příklady modulů, které lze stavebnicově skládat, můžeme jmenovat například evidenci zásob (skladu nebo prodejny), zakázek, dopravy a strojů, (drobného i dlouhodobého) majetku, mezd, faktur, pokladny, atd. a to vše zastřešené modulem účetnictví nebo daňová evidence.

Základním předpokladem je, že pracovník, u kterého data vznikají a který ví, o co jde, nevypisuje papírový doklad, ale data pořizuje přímo do počítače. Pořízený doklad může být pak samozřejmě vytištěn a podepsán. Moduly by ale měly být otevřené i na případné automatizované načítání dat (faktur, dodacích listů, ...) od dodavatele, což šetří čas na pořízení přenášených dokladů.

Dalším důležitým momentem je, aby každý zadávaný údaj byl hned při pořízení maximálně kontrolovaný. Například v modulu evidence zásob (skladu nebo prodejny) program nesmí povolit naskladnit na neexistující skladovou kartu, ale v případě potřeby musí umět při příjmu založit kartu novou. V modulu došlých faktur nesmí např. povolit zadat fakturu od neexistujícího obchodního partnera, ale musí v případě potřeby umožnit rovnou zadat nového. Obdobně musí zkontrolovat i bankovní účet dodavatele, samozřejmostí musí být přednaplňování bankovního účtu dodavatele.

Pořízený doklad program musí umět „automaticky" zaúčtovat a poslat do účetnictví nebo předat do daňové evidence. Nejenže tak účetní už doklad nemusí pořizovat, ale odpadá i možnost chyb, které může udělat při jeho přepisování.

Kvůli maximálnímu zainteresování pracovníka pořizujícího prvotní doklady na co nejpřesnějším pořizování údajů mu musí modul umět pomocí okamžitého zpracování pořízených dat podat ihned zpětnou informaci, která mu v jeho práci pomůže a ulehčí mu jí. Například modul skladu (prodejny) musí umět na požádání vytisknout seznam zboží, které je nutné dokoupit od zadaného dodavatele nebo ihned poskytnout informaci o posledních nákupních cenách zboží při návštěvě obchodního zástupce.

Dalším důležitým momentem musí být úspora času. Např. modul faktur musí umět nabídnout došlé faktury, na které dosud nebyl vystaven převodní příkaz a po výběru faktur do nového příkazu k úhradě musí umět uložit tento příkaz do souboru k převzetí do banky. Odpadne tak nejen pracné sledování, která faktura je již zaplacená, ale i případné duplicitní faktury, když fakturu na prodejně nechá řidič při závozu zboží a pak přijde faktura ještě jednou poštou. Odpadne i zbytečné ruční pořizovaní příkazů do bankovního klienta.

Dalším důležitým momentem je šetření přímých nákladů spojených s podnikatelskou činností. Například modul faktur musí umět poslat vystavené faktury e-mailem se zaručeným elektronickým podpisem rovnou odběrateli. Odpadnou tak náklady na poštovní poplatky, obálky a tisk.

Nemluvíme pak již jen o účetních programech, ale o ekonomicko informačním systému zpracování firemních dat, který přednostně slouží k poskytování informací pro každodenní provozní a ekonomické rozhodování, které ve svém důsledku šetří firemní finance. Zpracování účetnictví nebo daňová evidence je pak pouze dalším využitím již pořízených dat. Výhodou nasazení takového systému je každodenní informace o aktuálním provozním a ekonomickém stavu firmy, není problém mít na týdenní porady předběžnou týdenní účetní závěrku, je-li tomu uzpůsoben vnitřní oběh dokladů.

Abyste v budoucnu nemuseli draze měnit programové vybavení, je potřeba, aby programy „rostly" s vaší firmou. Nesmí být problém začít s programy jako podnikatel (OSVČ) neplátce DPH vedoucí daňovou evidenci a postupně se vypracovat na firmu s několika podnikatelskými činnostmi s řadou provozů s ročním obratem třeba stovky miliónů korun.

Protože nevíte, co budoucnost přinese, měly by být programy natolik variabilní, aby bylo jedno, zda jsou nasazeny ve výrobních či obchodních firmách nebo v zemědělském podniku. Programy by měly umět evidovat nejen nedokončenou výrobu a kalkulace, střediska, výkony (činnosti, produkty, výrobky, ..., režii), ale i detailní informace na úrovni stroje, zakázky, pracovníka, pozemku, stáje, domu, bytu, ... . Samozřejmostí by měla být i možnost cizojazyčných výstupních informací.

Ekonomicko informační systém na výše popsané úrovni vám firma SoftAg STŘÍBRO s.r.o. může nabídnout buď jako konkurenční upgrade z jiných účetních programů pouze za paušální roční údržbu nebo pro zákazníky dosud nevlastnící účetní programy se slevou 50%, v obou případech se smluvním závazkem na další tři roky následující po podpisu smlouvy s ročním paušální údržbou na aktualizace programů v rámci legislativních změn. Navíc v případě, že vám v době zpracování mezd nebo daní onemocní (mzdová) účetní, je naše účtárna připravena „zaskočit“. Nechte si na programy udělat nezávaznou cenovou nabídku.

Ekonomicko informační systém SoftAg.

Ing. Josef Hrábek
SoftAg STŘÍBRO s.r.o.
nám. Svobody 219, Stříbro
Telefon: 374 623 540
Mobil: 603 852 248
E-mail: info@softag.cz


Poznámka redakce: Tento článek je placená inzerce.