Podnikatel, který si platí externí zpracování účetnictví, si musí vytvořit vlastní systém sledování splatnosti došlých faktur, který umožní platit došlé faktury v závislosti na disponibilním zůstatku financí na bankovním účtu a dále z hlediska přednostního zaplacení faktur dodavatelům, na kterých je jeho podnikání existenčně závislé. Z faktur, které chce podnikatel zaplatit, pak musí přepsat základní údaje na příkaz k úhradě.

Zaplacené faktury následně předá (měsíčně/čtvrtletně/ročně) svojí účetní, ta je vezme a pořizuje z nich zbytečně znovu údaje, které už podnikatel vyplňoval na příkaz k úhradě. Je-li ale podnikatel plátce DPH a chce si DPH nárokovat od státu, musí účetní předat i faktury ještě nezaplacené, což zvyšuje (časovou) náročnost sledování nezaplacených faktur.

Obdobně je to i u faktur vydaných. Podnikatel vypíše vydanou fakturu a pak sleduje, zda už mu jí odběratel zaplatil. Zaplacené faktury, případně i nezaplacené, ze kterých musí státu odvést DPH, pak předá ke zpracování účetní, která vydané faktury znovu zbytečně pořizuje.

Východiskem z duplicitního pořizování údajů podnikatelem a pak znovu účetní, je tzv. distribuované pořizování dat, které naše firma nabízí. Protože máme svoje vlastní programy na zpracování účetnictví a daňové evidence, nabízíme podnikatelům za symbolickou částku (pokryje instalaci a zaškolení) program na zápis vydaných faktur, který fakturu vytiskne na papír nebo do souboru PDF a ten lze poslat odběrateli e-mailem.

Obdobně může podnikatel zapisovat do programu i došlé faktury, které pak program sám přehledně nabízí dle data splatnosti k výběru na příkaz k úhradě, který lze buď vytisknout na papír nebo z něj lze vytvořit datový soubor pro načtení do bankovního klienta a platbu tak provést přes internet.

Po proškolení je podnikatel schopen díky různým přednastavením programu daleko rychleji vytvářet vydané faktury a případně si u nich evidovat i úhrady. U došlých faktur daleko snáze a rychleji rozhoduje, které faktury vybere na příkaz k úhradě, který se z vybraných faktur automaticky vytvoří. Taktéž zápis došlých faktur je díky automatickému přednaplňování již jednou zadaných údajů jako je např. číslo bankovního účtu dodavatele, mnohem rychlejší než vypisování příkazů k úhradě.

Výhodou je následné automatizované předávaní podnikatelem pořízených došlých a vydaných faktur účetní buď přes výměnný disk (např. flashdisk) nebo přes internet. Účetní si zaslané faktury jenom automaticky načte do svého programu a již je nemusí pořizovat, takže jejich pořízení už podnikatel neplatí!

Máte-li obavy, zda zvládnete pořizování došlých a vydaných faktur, je možné se domluvit, že Vám ZDARMA program na pořízení došlých a případně i vydaných faktur nainstalujeme na měsíční odzkoušení, provedeme jeho základní nastavení a zaškolení obsluhy.

Protože rozhodující je především částka za zpracování účetnictví či daňové evidence, vyplňte si formulář pro kalkulaci zpracování - ZDE - a my Vám zdarma spočítáme cenu zpracování, kterou pak lze zlevňovat v případě, kdy si podnikatel začne pořizovat faktury sám. Máte-li dotazy, pošlete je e-mailem na info@softag.cz.

Ing. Josef Hrábek
SoftAg STŘÍBRO s.r.o.
nám. Svobody 219, Stříbro
Telefon: 374 623 540
Mobil: 603 852 248
E-mail: info@softag.cz

Poznámka redakce: Tento článek je placená inzerce.